Personuppgiftsbiträdesavtal

Detta personuppgiftsbiträdesavtal (“avtalet”) är en del av användarvillkoren mellan handlaren som installerar Returo (“butiken”, personuppgiftsansvarig) och Flowett AB (org.nr 559518-8029), Sverige, som tillhandahåller Returo (“Returo”, personuppgiftsbiträde). Det gäller när Returo behandlar personuppgifter om butikens kunder för butikens räkning och uppfyller kraven i artikel 28 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Genom att installera Returo godkänner butiken avtalet.

1. Vad Returo behandlar och varför

Ändamål	Hantera butikens returer och byten: ordersökning i returportalen, returetiketter, presentkort, återbetalningar och byten via Shopify, mejl om returen samt butikens egen returstatistik
Registrerade	Butikens kunder som påbörjar en retur eller ett byte, och besökare i returportalen
Personuppgifter	E-postadress; Shopify-kund-id; namn och adress; telefonnummer (endast tulletiketter utanför EU); order- och returuppgifter; kundens fritext om returskälet; var ordern kom ifrån (kampanj, hänvisande webbplats); IP-adress (endast för skydd mot missbruk)
Känsliga uppgifter	Inga. Returo efterfrågar eller behandlar inte känsliga personuppgifter
Varaktighet	Så länge butiken använder Returo, och tills uppgifterna raderas enligt punkt 7

2. Instruktioner

Returo behandlar personuppgifterna endast enligt butikens dokumenterade instruktioner. Butikens inställningar i appen och detta avtal utgör instruktionerna. Returo använder inte uppgifterna för egna ändamål, säljer dem inte och använder dem inte för reklam eller profilering. Om lag kräver att Returo behandlar uppgifterna på annat sätt informerar Returo butiken först, om lagen inte förbjuder det. Om Returo anser att en instruktion strider mot dataskyddsregler meddelar Returo butiken.

3. Sekretess

Endast Returos grundarteam har åtkomst till personuppgifterna, och bara i den mån det behövs för att driva och ge support för appen. Alla med åtkomst omfattas av tystnadsplikt.

4. Säkerhet

Returo vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32 GDPR, bland annat:

• Kryptering under överföring (HTTPS för appen, returportalen och alla API:er; databasen tar bara emot krypterade anslutningar) och i vila (databas och säkerhetskopior krypteras av Google Cloud).
• Dagliga säkerhetskopior och återställning till valfri tidpunkt för databasen.
• Separata miljöer för utveckling, test och produktion; produktionsdata kopieras inte någon annanstans.
• Åtkomst begränsad till grundarna, med starka unika lösenord och tvåfaktorsautentisering i alla system som innehåller uppgifterna.
• Personuppgifter hålls utanför applikationsloggar.
• En dokumenterad rutin för incidenthantering.

5. Underbiträden

Butiken ger Returo ett generellt tillstånd att anlita underbiträdena nedan. Returo binder var och en av dem genom avtal till samma dataskyddsskyldigheter som i detta avtal och ansvarar för dem.

Underbiträde	Uppgift	Plats
Google Cloud (Google Ireland Ltd)	Drift och databas	EU (Finland)
Resend, Inc.	Skickar mejl om returen till kunden och butiken	EU (Irland)
Den transportör butiken väljer i Returo (PostNord, Shipmondo, Shopify Shipping)	Skapar returetiketten och hittar inlämningsställen	EU

Shopify är inte underbiträde till Returo: butikens uppgifter finns i Shopify enligt butikens eget avtal med Shopify, och Returo läser och skriver dem där via Shopifys API:er.

Returo meddelar butiken minst 30 dagar innan ett underbiträde läggs till eller byts ut, genom att uppdatera denna sida och mejla butikens kontaktadress. Butiken kan invända av skäliga dataskyddsskäl; om parterna inte kommer överens kan butiken sluta använda Returo.

6. Överföring utanför EU/EES

Personuppgifterna lagras och behandlas inom EU. Resend, Inc. är ett amerikanskt bolag; Returo använder dess EU-region, och eventuell åtkomst från länder utanför EU/EES omfattas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler, eller av ramverket för dataskydd mellan EU och USA om underbiträdet är certifierat.

7. Radering och återlämnande

• När Shopify skickar en begäran om radering av en kund (customers/redact) tar Returo bort kundens e-post, kund-id, etikett och inlämningsställen ur sina poster och raderar kundens påbörjade och väntande returer. Returposterna finns kvar, utan identifierande uppgifter, för butikens bokföring.
• När butiken avinstallerar Returo ber Shopify Returo att radera butikens uppgifter (shop/redact, 48 timmar efter avinstallationen) och Returo raderar allt det har om butiken.
• Uppgifter som butiken behöver tillbaka är butikens egna Shopify-uppgifter (ordrar, returer, kunder, presentkort), som finns kvar i Shopify.
• Säkerhetskopior skrivs över inom 7 dagar.

8. Hjälp till butiken

Returo hjälper butiken, så långt det rimligen går, att besvara registrerade som utövar sina rättigheter (tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet, invändning), samt med säkerhet, anmälan av personuppgiftsincidenter, konsekvensbedömningar och förhandssamråd (artiklarna 32 till 36 GDPR). Shopifys standardförfaranden för registerutdrag och radering når Returo automatiskt.

9. Personuppgiftsincidenter

Returo meddelar butiken utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar, efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör butikens kunder, med det som är känt om incidenten, dess sannolika följder och vidtagna åtgärder. Returo håller därefter butiken informerad.

10. Granskning

Returo ger butiken den information som behövs för att visa att avtalet följs, och tillåter rimliga granskningar med 30 dagars skriftligt varsel, på butikens bekostnad, högst en gång per år om inte en incident eller en tillsynsmyndighet kräver annat.

11. Ansvar, giltighet och tillämplig lag

Ansvar enligt detta avtal följer användarvillkoren, utom där GDPR föreskriver annat. Avtalet gäller så länge Returo behandlar personuppgifter för butiken. Svensk lag gäller och tvister avgörs av svensk domstol.

Kontakt i dataskyddsfrågor: support@returo.io.